​Thực hiện Văn bản số 414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị; Ngày 15/4/2025 Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Nai ban hành Chỉ thị 04/CP-UBND về tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị.

Theo đó, Chỉ thị 04/CT-UBND yêu cầu các cơ quan, đơn vị, địa phương tập trung thực hiện tốt một số nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ cụ thể liên quan đến công tác quản lý tài liệu lưu trữ và quá trình bàn giao hồ sơ, tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy như sau:

1. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện đúng, đầy đủ các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu sau đây:

- Toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung, thống nhất, an toàn theo từng phông lưu trữ; tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức nào phải được thống kê, tập hợp theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó.

- Thực hiện việc đóng phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức kể từ ngày kết thúc hoạt động. Cơ quan, tổ chức không ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền kể từ ngày quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc hợp nhất hoặc kết thúc hoạt động có hiệu lực.

 - Trước và trong khi sắp xếp tổ chức bộ máy, tài liệu và cơ sở dữ liệu phải được tiếp tục bảo quản tại kho lưu trữ của Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và Lưu trữ cơ quan (hoặc địa điểm đang bảo quản) của đơn vị hành chính trước khi sắp xếp.

- Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; tiết lộ thông tin tài liệu mật của ngành, lĩnh vực quản lý; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

2. Đối với một số nhiệm vụ trọng tâm của các cơ quan, đơn vị trong quá trình bàn giao hồ sơ, tài liệu khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Yêu cầu Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thống kê toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; bố trí phòng kho, trang thiết bị cần thiết để tập kết; bố trí lực lượng bảo vệ và bảo quản an toàn tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý cho đến khi tài liệu được bàn giao cho cơ quan, tổ chức có thẩm quyền quản lý sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khẩn trương nộp hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh vào Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý.

- Thực hiện các biện pháp cấp bách khác phù hợp với điều kiện thực tiễn tại cơ quan, đơn vị, địa phương để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục và bảo đảm quản lý an toàn tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Bảo đảm nguồn lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ an toàn, thông suốt trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy, các cơ quan, đơn vị phối hợp thực hiện một số nhiệm vụ:

 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới tiếp nhận cơ sở dữ liệu, tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý; người đứng đầu đơn vị hành chính cấp cơ sở mới tiếp nhận tài liệu tại các phòng, kho tập kết trên địa bàn quản lý do Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh tạm thời quản lý.

Phối hợp xây dựng đề án, dự án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu đã được thống kê trước đó.

Báo cáo tình hình thực hiện các nhiệm vụ được giao theo chỉ đạo của UBND tỉnh.

Xem chi tiết Chỉ thị 04/CT-UBND tại đây./.2025-CT-4_51207.pdf

Phí Hiền