​UBND tỉnh Đồng Nai vừa ban hành Văn bản số 5404/UBND-KGVX ngày 8-5-2025 chỉ đạo các đơn vị, địa phương về việc thực hiện số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị.

Theo đó, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các cơ quan, đơn vị ưu tiên nguồn lực để khẩn trương triển khai việc số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp huyện trước khi kết thúc hoạt động và cấp xã trước khi được tổ chức lại.

Việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị được thực hiện theo chỉ đạo của tổ số hóa tài liệu, kết nối dữ liệu dùng chung (Ban Chỉ đạo sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh); trong đó, các đơn vị tập trung số hóa các tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu của người dân, cơ quan, tổ chức. Thời gian hoàn thành trong quý II-2025.

Đối với việc số hóa các tài liệu khác do Chủ tịch UBND các cấp, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định theo thẩm quyền quản lý tài liệu, phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương. Không số hóa tài liệu có tình trạng vật lý quá kém, bết dính nặng, rách nát, mờ chữ hoặc hư hỏng khác ảnh hưởng đến mức độ đầy đủ, tính chính xác của nội dung tài liệu.

Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các quy định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan và phải đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn, các bước thực hiện số hóa, đảm bảo an toàn tài liệu, an toàn thông tin trong quá trình số hóa và lưu trữ dữ liệu số hóa theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ. Đối với cấu trúc dữ liệu hồ sơ số hóa thực hiện theo cấu trúc gói tin hồ sơ quy định tại phụ lục IV ban hành kèm theo Văn bản số 903/VTLTNN-QLII ngày 21/8/2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Tài liệu lưu trữ sau khi số hóa có thể kết nối chia sẻ dữ liệu phục vụ các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp và người dân.

Phụ lục hướng dẫn nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ:2025-CV-5404_52272.pdf

Nguyễn Ánh Tuyết