​Ngày 15/5/2025, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, có hiệu lực từ ngày 01/7/2025.

            1. Đối tượng áp dụng

            Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và tổ chức, cá nhân có liên quan.

            2. Trình tự, thủ tục thu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

            Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu

            1. Cơ quan, tổ chức đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu với lưu trữ lịch sử có thẩm quyền. Nội dung đăng ký gồm các thông tin: tên phông lưu trữ hoặc công trình; thời gian của tài liệu; số lượng hồ sơ, tài liệu hoặc đơn vị bảo quản; cách thức nộp; dự kiến thời gian nộp và kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu.

            2. Lưu trữ lịch sử thống nhất với cơ quan, tổ chức về việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

            3. Việc đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu số thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2 Điều này và Thông tư số 05/2025/TT-BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

            4. Mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu giấy tại Phụ lục I.

            Đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu

            1. Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu và Mục lục hồ sơ, tài liệu đến lưu trữ lịch sử có thẩm quyền.

            2. Lưu trữ lịch sử tiếp nhận đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.

            Lưu trữ lịch sử kiểm tra Mục lục hồ sơ, tài liệu; kiểm tra hồ sơ, tài liệu

            1. Lưu trữ lịch sử kiểm tra Mục lục hồ sơ, tài liệu; kiểm tra trực tiếp hồ sơ, tài liệu

            a) Trường hợp Mục lục hồ sơ, tài liệu và hồ sơ, tài liệu đạt yêu cầu, cơ quan, tổ chức thực hiện nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

            b) Trường hợp Mục lục hồ sơ, tài liệu hoặc hồ sơ, tài liệu không đạt yêu cầu, cơ quan, tổ chức chỉnh sửa, hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài liệu và hồ sơ, tài liệu theo ý kiến của lưu trữ lịch sử.

            2. Lưu trữ lịch sử có ý kiến bằng văn bản chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày tiếp nhận đề nghị nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức.

            Thu nộp hồ sơ, tài liệu

            1. Cơ quan, tổ chức vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến lưu trữ lịch sử; nộp hồ sơ, tài liệu kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu (bản giấy và bản điện tử). Hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử theo tiêu chuẩn quốc gia.

            2. Lưu trữ lịch sử kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, tài liệu giao nộp với Mục lục hồ sơ, tài liệu; tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu. Nội dung Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu gồm các thông tin: tên phông lưu trữ hoặc công trình; thời gian của tài liệu; số lượng hồ sơ, tài liệu hoặc đơn vị bảo quản; số lượng Mục lục hồ sơ, tài liệu và công cụ tra cứu khác kèm theo (nếu có); thời gian thu nộp; người thu; người nộp. Biên bản có đầy đủ họ tên, chữ ký của người thu, người nộp; họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của lưu trữ lịch sử và cơ quan nộp hồ sơ, tài liệu.

            3. Lưu trữ lịch sử chuẩn bị phòng kho và các trang thiết bị bảo quản; vận chuyển hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ.

            4. Việc thu nộp hồ sơ, tài liệu số thực hiện theo Thông tư số 05/2025/TT- BNV ngày 14 tháng 5 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số.

            3. Trường hợp thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính

            Trường hợp sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp xã, tài liệu được quản lý như sau: Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định; Tài liệu khác được quản lý như sau:

            a) Trường hợp chia cơ quan, tổ chức thành các cơ quan, tổ chức mới, đồng thời chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp để quản lý.

            b) Trường hợp tách đơn vị của một cơ quan, tổ chức mà không chấm dứt sự tồn tại của cơ quan, tổ chức, nộp tài liệu của đơn vị trước khi được tách ra vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.

            c) Trường hợp sáp nhập, hợp nhất các cơ quan, tổ chức hoặc chuyển đổi, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để hình thành cơ quan, tổ chức mới, bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức hình thành sau chuyển đổi, điều chỉnh, sáp nhập, hợp nhất quản lý.

            - Trường hợp đơn vị hành chính cấp huyện kết thúc hoạt động, tài liệu được quản lý như sau:

            a) Đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh tiếp nhận, tổ chức chỉnh lý theo quy định tại Điều 65 Luật Lưu trữ năm 2024. Sau khi chỉnh lý, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được nộp vào lưu trữ lịch sử; tài liệu lưu trữ có thời hạn do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật.

            b) Đối với tài liệu số, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giao cơ quan, tổ chức có chức năng xác định phạm vi tài liệu của từng cơ quan, tổ chức theo tài khoản hoặc theo mã định danh và trích xuất, bàn giao cho lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh để lưu trữ, bảo đảm khả năng truy cập, sử dụng theo quy định của pháp luật; đồng thời, giao cơ quan, tổ chức có chức năng tiếp tục vận hành hệ thống để khai thác, sử dụng cho đến khi hoàn thành việc chuyển toàn bộ tài liệu sang hệ thống mới.

            4. Các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

            Thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ hiện hành

            - Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp kèm theo các tài liệu: Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ; Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.

            - Cơ quan thẩm định thực hiện thẩm định: chậm nhất là 25 ngày kể từ ngày nhận văn bản đề nghị.

            Xem xét hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử

            Lưu trữ lịch sử ở trung ương gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước văn bản đề nghị hủy tài liệu, kèm theo:

            - Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp;

            - Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

            Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh gửi hồ sơ tương tự đến Sở Nội vụ.

Cơ quan thẩm định xem xét hồ sơ, kiểm tra trực tiếp tài liệu nếu cần, có ý kiến bằng văn bản gửi cơ quan lưu trữ lịch sử và trình người có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định tại khoản 4 Điều 16 Luật Lưu trữ.

            Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp

            * Phương pháp hủy và thời hạn thực hiện

            - Cơ quan lưu trữ lựa chọn phương pháp hủy phù hợp và thực hiện hủy theo quyết định của người có thẩm quyền.

            - Thời hạn tổ chức hủy: chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định hủy.

            * Các bước hủy tài liệu

          Theo khoản 2 Điều 15 Thông tư 06/2025/TT-BNV, việc hủy tài liệu được tiến hành theo trình tự sau:

             Bước 1: Đóng gói và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy;

            Bước 2:  Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy;

                Bước 3:  Tiến hành hủy tài liệu;

              Bước 4: Lập biên bản về việc hủy tài liệu, có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan có tài liệu bị hủy và đơn vị thực hiện hủy.

            Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

            Đính kèm Thông tư số 06/2025/TT-BNV:tt-06-bnv-2025.pdf

Minh Quang