Ngày 03/6/2025, Chính phủ đã ban
hành Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ
năm 2024, bao gồm: 08 chương và 45 điều.
Nội
dung chi tiết của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP cụ thể như sau:
1. Thông tin cơ bản của tài liệu lưu
trữ
Hồ sơ lưu trữ: mã lưu hồ sơ;
tiêu đề hồ sơ; thời hạn lưu trữ; mức độ tiếp cận; ngôn ngữ; thời gian bắt đầu;
thời gian kết thúc; tổng số tài liệu trong hồ sơ; số lượng trang; ghi chú.
Tài liệu lưu trữ: mã định danh tài liệu;
mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; tên loại tài liệu; số của tài liệu; ký
hiệu của tài liệu; ngày tháng năm ban hành tài liệu; tên cơ quan, tổ chức, cá
nhân ban hành tài liệu; trích yếu nội dung; ngôn ngữ; số lượng trang; mức độ tiếp
cận; tệp tài liệu (nếu có) hoặc đường liên kết đến tài liệu lưu trữ gốc; ghi
chú.
Tài liệu lưu trữ phim hoặc ảnh: mã lưu
trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (âm bản, dương bản); tên sự kiện; tiêu
đề phim, ảnh; tác giả; địa điểm chụp; thời gian chụp; màu sắc; cỡ phim, ảnh;
tài liệu đi kèm (nếu có); mức độ tiếp cận; tệp tin tài liệu (nêu có); ghi chú.
Tài liệu lưu trữ ghi âm hoặc ghi âm và ghi
hình: mã lưu trữ tài liệu; thời hạn lưu trữ; phân loại (ghi âm hoặc ghi âm
và ghi hình); tên sự kiện; tiêu đề; tác giả; địa điểm; thời gian; ngôn ngữ; thời
lượng; tài liệu đi kèm (nếu có); mức độ tiếp cận; tệp tin tài liệu (nếu có);
ghi chú.
Lưu ý: những thông tin cơ bản của
tài liệu lưu trữ phải đồng bộ với cấu trúc dữ liệu của tài liệu lưu trữ trong
toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia Việt nam bảo đảm khả năng chia sẻ, khai thác
theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
2. Nguyên tắc lưu trữ tài liệu
Bảo đảm lãnh đạo của ĐCS Việt
Nam; sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước; sự tham gia của xã hội, cơ
quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng.
Bảo
đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích của quốc
gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Bảo
đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy định
của Hiến pháp và pháp luật.
Bảo
đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam,
phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế.
Quản
lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ, kết hợp quản lý theo lãnh thổ, bảo đảm
tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của tài
liệu lưu trữ.
Bảo
đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ và thực hiện lưu trữ dự
phòng tài liệu lưu trữ.
3. Kho bảo quản tài liệu lưu trữ
Căn cứ Điều 10 Nghị định số
113/2025/NĐ-CP yêu cầu về khu vực kho bảo quản tài liệu, cụ thể như sau:
1.
Khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ được bố trí độc lập với các khu vực khác,
hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập, phù hợp với từng loại
hình tài liệu.
2.
Khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
-
Diện tích sàn kho bảo quản tài liệu lưu trữ giấy tính tối thiểu bằng một phần
năm tổng số mét giá tài liệu lưu trữ giấy cần bảo quản.
-
Diện tích sàn kho bảo quản tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác tối thiểu bằng
diện tích đặt trang thiết bị bảo quản và bảo đảm không gian thực hiện nghiệp vụ
bảo quản.
-
Sàn kho phải đảm bảo khả năng chịu tải của tài liệu lưu trữ và thiết bị lưu trữ;
khả năng chống động đất, thiên tai, thảm họa.
-
Thiết kế tường kho, mái kho, cửa ra vào, cửa sổ, cầu thang của kho bảo quản phải
đáp ứng các điều kiện bảo đảm an toàn tài liệu và thiết bị lưu trữ.
3.
Có thiết kế duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại hình tài liệu được bảo
quản theo khuyến cáo của nhà sản xuất vật mang tin và phương tiện ghi tin.
4.
Thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu khác
-
Hệ thống giám sát an ninh và phòng cháy, chữa cháy; thiết bị báo động thiết bị
chống đột nhập; thiết bị báo cháy, hệ thống chữa cháy tự động.
-
Hệ thống điều hòa và dụng cụ đo nhiệt độ; hệ thống hút ẩm và dụng cụ đo độ ẩm;
hệ thống thông gió phù hợp với từng loại hình tài liệu lưu trữ.
-
Giá, hộp đựng tài liệu và các thiết bị khác phù hợp với từng loại hình tài liệu
lưu trữ.
4. Yêu cầu chung đối với Kho tài liệu
giấy và Kho tài liệu khác từ 21/7/2025
Kho
tài liệu giấy, Kho tài liệu khác phải bảm đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu
dài tài liệu lưu trữ và thuận lợi cho việc sử dụng, phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ theo quy định tại Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2024.
Vị
trí kho lưu trữ phải thuận tiện giao thông và tránh các khu vực dễ gây cháy, nổ,
ô nhiệm.
Thiết
bị kho lưu trữ bảo đảm hợp lý, liên hoàn, thuận tiện trong việc thực hiện các
quy trình nghiệp vụ và bảo vệ, bảo quản an toàn các loại hình tài liệu lưu trữ,
phù hợp với quy định
Có
biện pháp bảo vệ, bảo đảm an toàn công trình kho lưu trữ 24/7.
Kho
lưu trữ bao gồm: khu vực kho bảo quản, khu vực phục vụ công chúng, khu vực hành
chính và khu vực khác.
5. Phân định rõ trách nhiệm quản lý
nhà nước về lưu trữ
Nghị định này phát triển và cụ thể
hóa hơn khái niệm “lưu trữ dự phòng”. Theo đó, đưa ra các nguyên tắc và yêu cầu
cơ bản đối với công tác lưu trữ dự phòng, bao gồm quy định về tài liệu lưu trữ
dự phòng, việc tạo lập, bảo quản và sử dụng. Điều này nhằm tăng cường khả năng
bảo vệ tài liệu có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị
hỏng, bảo đảm tính liên tục và an toàn của nguồn tài liệu quốc gia trong mọi
tình huống, giảm thiểu rủi ro mất mát thông tin quan trọng.
6. Quy định về tài liệu lưu trữ tiếp
cận có điều kiện
Nghị định đã làm rõ các quy định
đối với tài liệu lưu trữ có thông tin nhạy cảm, có thể ảnh hướng đến quốc
phòng, an ninh, lợi ích quốc gia, trật tự xã hội. Quy định này tạo khuôn khổ
pháp lý để các cơ quan lưu trữ lịch sử thực hiện việc phụ vụ độc giả một cách
có kiểm soát, cân bằng giữa quyền tiếp cận thông tin của công chúng và yêu cầu
bảo mật, đảm bảo tính minh bạch nhưng vẫn duy trình an ninh quốc gia.
Nghị
định số 113/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 21/7/2025
Minh Quang